Przygotowanie procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. 2024 poz. 1402 ze zm., dalej: „Ustawa AML”) wszystkie instytucje obowiązane mają obowiązek wprowadzenia wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Wewnętrzna procedura podlega bieżącej weryfikacji oraz w razie potrzeby aktualizacji, co jest szczególnie istotne w kontekście częstych nowelizacji przepisów oraz zmieniającego się otoczenia regulacyjnego.
Zakres wewnętrznej procedury instytucji obowiązanej
Zgodnie z art. 50 ust. 2 Ustawy AML, wewnętrzna procedura powinna określać, z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności, zasady postępowania stosowane w instytucji obowiązanej i obejmować w szczególności:
1. Zarządzanie ryzykiem prania pieniędzy i finansowania terroryzmu
Określenie czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem (zgodnie z art. 35 Ustawy AML).
2. Rozpoznawanie i ocena ryzyka
Zasady rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka (zgodnie z art. 27 Ustawy AML).
3. Środki zarządzania ryzykiem
Środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną (zgodnie z art. 34, art. 41, art. 44a-44d, art. 45 oraz art. 54 Ustawy AML).
4. Środki bezpieczeństwa finansowego
Zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (zgodnie z art. 36-40, art. 42-44, art. 46-48 Ustawy AML).
To szczególnie istotny element, gdyż Ustawa AML nie zawiera zamkniętego katalogu uproszczonych i wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego. To właśnie wewnętrzne procedury instytucji obowiązanych powinny te kwestie regulować szczegółowo, biorąc pod uwagę czynniki dotyczące samej instytucji oraz zasadę proporcjonalności.
5. Przechowywanie dokumentów i informacji
Zasady przechowywania dokumentów oraz informacji zgodnie z art. 49 Ustawy AML (m.in. obowiązek przechowywania przez 5 lat dokumentacji związanej ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego).
6. Przekazywanie informacji Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (GIIF)
Zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie GIIF informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach (zgodnie z postanowieniami rozdziału 7 oraz 8 Ustawy AML).
7. Szkolenia pracowników
Zasady upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (zgodnie z art. 52 Ustawy AML).
8. System zgłaszania naruszeń (whistleblowing)
Zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (zgodnie z art. 53 oraz art. 53a Ustawy AML).
9. Kontrola wewnętrzna i nadzór zgodności
Zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze, w tym:
- wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wykonywanie obowiązków określonych w Ustawie AML (zgodnie z art. 6, art. 7, art. 8 oraz art. 9 Ustawy AML),
- kontrole pracowników w zakresie realizacji postanowień procedury,
- zapewnienie niezależnej funkcji audytu (o ile jest to stosowne z uwagi na wielkość i charakter działalności).
10. Rozbieżności w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)
Zasady odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w CRBR a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem Ustawy AML (zgodnie z art. 61a Ustawy AML – wymóg wprowadzony implementacją dyrektywy AML V).
11. Dokumentowanie utrudnień w weryfikacji beneficjentów rzeczywistych
Zasady dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze (zgodnie z art. 37 ust. 2 Ustawy AML).
Zatwierdzenie procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla
Zgodnie z art. 50 ust. 3 Ustawy AML, wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej lub jej aktualizacja, przed wprowadzeniem do stosowania, podlega akceptacji przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla.
W praktyce oznacza to konieczność formalnego zatwierdzenia procedury przez:
- zarząd spółki kapitałowej (w formie uchwały),
- osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą (w formie pisemnego oświadczenia),
- inne organy zarządzające, w zależności od formy organizacyjnej instytucji obowiązanej.
Dokumentowanie wdrożenia procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy
Celem udokumentowania wprowadzenia wewnętrznej procedury w instytucji obowiązanej, instytucje powinny wymagać od:
- osób zatrudnionych,
- osób współpracujących w ramach umów cywilnoprawnych,
- osób samozatrudnionych,
zapoznania się z procedurą oraz złożenia oświadczeń o zobowiązaniu się do jej stosowania, w tym w szczególności w zakresie obowiązku zachowania tajemnicy zgodnie z art. 54 Ustawy AML.
Kompleksowe wsparcie Kancelarii Skarbiec przy przygotowaniu i wdrożeniu procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy
Kancelaria Prawna „Skarbiec” oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie:
✓ Przygotowania wewnętrznej procedury AML/CFT dostosowanej do specyfiki działalności instytucji obowiązanej
✓ Bieżącej aktualizacji procedury w związku ze zmianami przepisów prawa oraz wynikami przeprowadzanej oceny ryzyka
✓ Stałego monitoringu zmian regulacyjnych – Ustawa AML podlega częstym nowelizacjom (implementacja kolejnych dyrektyw UE, zmiany związane z rozporządzeniem MiCA, zmiany w zakresie kryptowalut)
✓ Szkoleń dla kadry zarządzającej i pracowników w zakresie stosowania przepisów AML/CFT
✓ Audytu zgodności istniejących procedur z aktualnymi wymogami prawnymi
✓ Reprezentacji przed organami w postępowaniach dotyczących naruszenia przepisów AML/CFT
Dlaczego warto skorzystać z naszych usług?
Kancelaria Skarbiec posiada wieloletnie doświadczenie w zakresie międzynarodowego prawa podatkowego i regulacji finansowych. Nasze kompetencje potwierdzają liczne wyróżnienia, w tym:
- Ranking Dziennika Gazety Prawnej i Rzeczpospolitej jako jedna z czołowych kancelarii podatkowych w Polsce (2023-2025)
- Wyróżnienia Legal 500
- European Medals od Business Centre Club
- Corporate INTL Magazine Global Awards
Nasza praktyka obejmuje szczególną specjalizację w obszarze:
- kryptowalut i aktywów cyfrowych (w tym wymogi rozporządzenia MiCA),
- struktur transgranicznych,
- interpretacji przepisów o beneficjencie rzeczywistym,
- fundacji rodzinnych,
- compliance w zakresie CFC oraz CRS/FATCA
